Sala traži konačan broj gostiju, a polovina njih se još nije javila. Zvuči poznato? Problem rijetko je u tome što gosti ne žele odgovoriti — nego u tome što im je odgovaranje komplikovano, ili što ne znaju tačno na šta odgovaraju.
Evo kako potvrde dolaska organizovati tako da većina gostiju odgovori sama, a ostali uz jedan kratak podsjetnik.
Zašto gosti kasne s odgovorom
- Nisu sigurni ko je pozvan. Smije li doći partner? Djeca? Ako to piše nejasno, gost odgađa odgovor dok ne pita nekoga.
- Nema jasnog roka. „Javite nam" bez datuma se lako zaboravi.
- Odgovaranje traži trud. Pozvati telefonom, pisati poruku, sjetiti se kome — svaki korak više je razlog za odgađanje.
- Čekaju da vide hoće li moći. Ovo je normalno — ali i ovdje pomaže jasan rok.
Odredite rok — i neka bude raniji od roka sale
Rok za potvrdu dolaska stavite tri do četiri sedmice prije svadbe. Sala obično traži konačan broj sedam do deset dana prije (pitajte svoju), a vama treba vremena između: da nazovete one koji se nisu javili i da napravite raspored sjedenja.
Jasno napišite ko je pozvan
Ovo je najveći izvor nesporazuma, i najlakše ga je riješiti:
- Na pozivnici ili koverti napišite imena osoba koje zovete.
- Ako je pozvana pratnja, napišite „i pratnja" — i u potvrdi dolaska tražite ime pratnje.
- Ako djeca nisu pozvana, recite to toplo, ali jasno. Gosti će to radije znati unaprijed nego na vratima.
Neka odgovaranje traje deset sekundi
Što je odgovaranje lakše, više ljudi odgovori odmah, dok je pozivnica još pred njima. Digitalna potvrda dolaska — link u pozivnici, gdje gost upiše ime i odabere „dolazim" ili „ne mogu" — u praksi daje najviše odgovora, jer se može uraditi s telefona u istom trenutku kad je pozivnica otvorena.
Kod potvrde je korisno pitati i:
- koliko osoba dolazi i imena pratnje,
- posebnu prehranu ili alergije,
- pjesmu koju bi gost volio čuti (gosti ovo vole, a muzika dobije spisak želja).
Podsjetnik koji ne zvuči kao opomena
Sedmicu prije isteka roka pošaljite kratku poruku onima koji se nisu javili. Ton je sve — ovo je podsjetnik, ne prigovor.
Draga Amra, samo mali podsjetnik — do 1. juna skupljamo potvrde dolaska za naše vjenčanje. Javi nam dolazite li, da možemo spremiti mjesto za vas. Radujemo se!
Ili još kraće:
Ćao! Do petka zatvaramo spisak gostiju za svadbu — dolaziš li? Link s pozivnicom je ovdje.
Šta s onima koji se ne jave
Uvijek će ih biti nekoliko. Nakon roka:
- Nazovite ih ili pošaljite ličnu poruku. Neki su jednostavno zaboravili, neki nisu vidjeli pozivnicu.
- Ako ni tada ne odgovore, odlučite sami. Kod uže porodice računajte da dolaze. Kod daljih poznanika — dogovorite se sa salom o nekoliko rezervnih mjesta.
- Ne kažnjavajte ih rasporedom. Gost koji je kasno potvrdio ne treba završiti za stolom kraj kuhinje.
Kad potvrde stignu: od broja do rasporeda
Kad imate potvrde, imate i sve što treba za raspored sjedenja: ko dolazi, s kim, i ko ima posebnu prehranu. Ako se potvrde skupljaju digitalno, spisak potvrđenih je već spreman — ne morate ništa prepisivati.
Česta pitanja
Koliko dana prije svadbe zatvoriti potvrde dolaska?
Tri do četiri sedmice prije. Tako imate vremena za podsjetnike i raspored, a sali na vrijeme javite konačan broj.
Kako pitati za pratnju a da ne zvuči nepristojno?
U potvrdi dolaska jednostavno stavite polje „Ime pratnje". Gost koji dolazi s pratnjom upiše ime, a vi znate koga stavljate za sto.
Šta ako gost potvrdi, a ne dođe?
Desi se, obično jednom do dvoje na stotinu gostiju. Zato je dobro u rasporedu imati jedno-dvije rezervne stolice, a ne puniti svaki sto do zadnjeg mjesta.